Bisogna infatti partire con la considerazione che l’informatica per l'azienda può rappresentare un sistema di lavoro più efficiente e moderno, capace di mettere al riparo da difficoltà e problemi di varia natura, come del resto, può anche far risparmiare tempo e denaro nell’elaborazione e definizione di progetti e strategie di lavoro all’interno dell’azienda.
Un aspetto molto importante, che spesso viene sottovalutato, è proprio quello dell’affidabilità della tecnologia informatica, soprattutto, dal momento in cui la stessa venga sfruttata per evitare che si possano perdere informazioni a causa dell’umidità, di un incendio o di altri fattori che sono imprevedibili e molto dannosi per le attività ordinarie.
Bisogna infatti considerare che, a livello di efficienza nel lavoro, un sistema informatico moderno che sia basato sulla condivisione delle risorse e delle informazioni, dovrebbe permettere di ricorrere all’uso di stampanti aziendali per far sì che si possa centralizzare l’attività di stampa su carta – e in alcuni casi anche di digitalizzazione – delle informazioni.
Degli errori di valutazione, possono certamente causare dei problemi non indifferenti a livello tecnologico, proprio perché possono presentare dei limiti nell’operatività e, ancora, dei rischi per la sicurezza e la reputazione dell’azienda, soprattutto, qualora delle informazioni dovessero essere sottratte o danneggiate da parte di malintenzionati.
Per questo motivo, nel decidere di acquistare determinate apparecchiature, per poi ridefinire il ruolo di altre come per esempio dei fax aziendali, è importante avere ben in mente quali siano gli obiettivi della propria digitalizzazione, e come gli stessi possano essere raggiunti ed essere di giovamento all’attività della propria azienda.